Weekend Crash Session

Seperti kebanyakan perusahaan IT lainnya, client saya sekarang juga sering mengalami kejar tayang. Berbagai alasan menjadi penyebabnya. Tapi kita tidak mencari kambing hitam di sini. Yang paling penting adalah Lesson Learned dan _Best Practices_nya. Karena toh yang namanya krisis memang tidak direncanakan dan bisa terjadi kapan saja.

Jadi, dari beberapa kali ngantor di hari libur dan beberapa kali terpaksa melewatkan bioskop TransTV jam 21 di rumah, berikut adalah pelajaran yang dapat diambil. 1. Jangan buru-buru mulai bekerja. Lho, katanya kejar tayang, lalu tunggu apa lagi? Mari segera mulai. Salah besar. Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat daftar tugas yang harus diselesaikan. Setelah itu, susun prioritas dan tentukan PIC (person in charge, alias oknum yang harus melakukan). Aplikasi spreadsheet adalah tools yang paling tepat untuk ini. Kita bisa sort, filter, dan melakukan perhitungan dengan cepat.

2. Tentukan load masing-masing orang Ada kalanya, tugas tertentu tergantung pada orang tertentu. Temukan ketergantungan ini, dan hitung dengan teliti. Bisa jadi pembagian tugasnya sudah rata, tapi ternyata pembagian ketergantungan tidak dilakukan, sehingga akan terjadi bottleneck pada orang tertentu.

3. Cegah bottleneck dengan delegasi (a.k.a load balancing) Orang yang punya tugas atau dependensi paling tinggi biasanya disebabkan karena dia memiliki informasi yang dibutuhkan sehingga sulit untuk digantikan. Jangan khawatir, suruh orang tersebut menulis langkah-langkah penyelesaian setiap tugas sedetil mungkin, kemudian delegasikan tugas tersebut. Biasanya menulis instruksi lebih cepat daripada menyelesaikan sendiri tugas tersebut. Dengan demikian, beban oknum bottleneck bisa berkurang. 4. Buat checkpoint Tentukan jam-jam tertentu di mana setiap orang akan diperiksa progressnya. Ini akan memungkinkan deteksi masalah seawal mungkin. Sehingga masalah besar akan cepat diketahui dan diantisipasi. Keuntungan kedua, semua orang akan merasa bahwa pekerjaannya akan dikumpulkan, dan bekerja dengan lebih serius.

Berikutnya, tips terakhir, yang paling ditunggu-tunggu. 5. Sediakan makanan Perusahaan yang mengharuskan karyawannya kerja lembur biasanya tidak keberatan untuk menyediakan makanan. Sekilas tampak merugikan perusahaan secara finansial. Tapi kalau dipikir lebih jauh, dengan memastikan urusan perut beres, ada keuntungan ganda yang diperoleh:

• Semua orang bekerja dengan tenang, tanpa memikirkan mau makan apa/dimana

• Orang-orang tidak perlu meninggalkan tempat untuk makan (minimal akan menghabiskan waktu 2 jam sekali makan, untuk jalan, ngobrol, merokok, mematikan rokok dan menyadari bahwa orang lain masih merokok kemudian menyalakan sebatang lagi, dan seterusnya)

Semoga lembur Anda menyenangkan